Wie lange sollten Backups aufbewahrt werden? Empfehlungen und Best Practices
In der heutigen digitalen Welt ist die Datensicherung von größter Bedeutung. Ob für Unternehmen oder Privatpersonen - die Sicherung von wichtigen Daten kann vor unerwarteten Verlusten schützen. Doch eine Frage, die oft unterschätzt wird, ist: Wie lange sollten Backups tatsächlich aufbewahrt werden? In diesem Artikel erläutern wir die Empfehlungen und Best Practices zur Aufbewahrungsdauer von Backups.
Warum Backups wichtig sind
Bevor wir uns der Frage der Aufbewahrungsdauer widmen, ist es wichtig, die Bedeutung von Backups zu verstehen. Datenverlust kann aus verschiedenen Gründen auftreten, einschließlich Hardware-Fehler, Cyberangriffe, menschliches Versagen oder Naturkatastrophen. Ein effektives Backup-System kann sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und im Bedarfsfall schnell wiederhergestellt werden können.
Allgemeine Richtlinien zur Aufbewahrungsdauer von Backups
Die Antwort auf die Frage, wie lange Backups aufbewahrt werden sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:
- Art der Daten: Unterschiedliche Daten haben unterschiedliche Lebenszyklen. Kritische Geschäftsdaten, rechtliche Dokumente oder personenbezogene Daten sollten länger aufbewahrt werden als weniger relevante Informationen.
- Regulatorische Anforderungen: Viele Branchen unterliegen speziellen Vorschriften zur Datenaufbewahrung, die es erforderlich machen, Daten über einen festgelegten Zeitraum zu speichern. Beispielsweise müssen einige Finanzdaten bis zu sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
- Sicherheitsanforderungen: Daten, die sensible Informationen enthalten, sollten in der Regel länger aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Sicherheitsvorfalls wiederhergestellt werden können.
- Technologische Entwicklungen: Die Technologie verändert sich ständig, und ältere Backup-Formate oder -Speicherlösungen können irgendwann obsolet werden. Daher ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die bestehenden Backups noch zugänglich und verwendbar sind.
Empfehlungen für verschiedene Backup-Typen
Um spezifischere Empfehlungen zu geben, unterscheiden wir zwischen verschiedenen Backup-Typen.
Kleine Dateien und Dokumente
Für einfache und weniger kritische Daten, wie zum Beispiel persönliche Dokumente, Fotos oder kleinere Projekte, reicht oft eine Aufbewahrung von 6 bis 12 Monaten. Diese Daten können in einer Cloud-Lösung oder auf externen Laufwerken gesichert werden. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist können die Backups, sofern sie nicht mehr benötigt werden, gelöscht oder archiviert werden.
Kritische Geschäftsdaten
Für Unternehmen und Organisationen sind kritische Geschäftsdaten von äußerster Wichtigkeit. Diese sollten in der Regel für mindestens 5 bis 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören finanzielle Aufzeichnungen, Verträge, Personalakten und andere rechtlich relevante Dokumente. In vielen Fällen wird empfohlen, diese Daten regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf neue Backups zu erstellen.
Sicherheits-Backups und Notfallwiederherstellung
Sicherheits-Backups, die speziell für Notfälle erstellt werden, sollten kontinuierlich aktualisiert werden. Es ist ratsam, ein Rotationssystem zu verwenden, bei dem ältere Backups nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden und gleichzeitig neue Sicherheitskopien erstellt werden. Je nach Branche und spezifischen Anforderungen kann diese Zeitspanne zwischen 1 und 3 Jahren liegen.
Die Bedeutung der Backup-Strategie
Die Aufbewahrungsdauer von Backups sollte Teil einer umfassenden Backup-Strategie sein. Eine solide Strategie umfasst nicht nur die Entscheidung über die Aufbewahrung, sondern auch über die Frequenz der Backups, die Wahl der Backup-Stellen (Cloud, externes Laufwerk, Tape) und die Art des Backups (vollständig, inkrementell, differentiell).
Häufigkeit der Backups
Die Häufigkeit, mit der Backups erstellt werden, spielt eine entscheidende Rolle. Für geschäftskritische Daten ist ein tägliches oder sogar stündliches Backup ratsam, während weniger wichtige Daten wöchentlich oder monatlich gesichert werden können.
Backup-Rotationspläne
Ein effektiver Backup-Rotationsplan, wie beispielsweise das "Grandfather-Father-Son"-Modell, kann helfen, die Aufbewahrungsrichtlinien besser zu verwalten. In diesem Modell gibt es verschiedene Speicherstufen:
- Sohn: Tägliche Backups, die 1 Woche lang aufbewahrt werden.
- Vater: Wöchentliche Backups, die 1 Monat lang aufbewahrt werden.
- Großvater: Monatliche Backups, die ein Jahr oder länger aufbewahrt werden.
Dieses System ermöglicht es, in verschiedenen Zeitfenstern auf Daten zurückzugreifen, während gleichzeitig eine begrenzte Menge an Speicherplatz verwendet wird.
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Datenprüfung und -bereinigung
Es ist unerlässlich, regelmäßig eine Überprüfung und Bereinigung der Backups durchzuführen. Dies beinhaltet Folgendes:
- Überprüfung der Integrität: Stellen Sie sicher, dass die Backups unbeschädigt sind und die Daten vollständig wiederhergestellt werden können.
- Datenarchivierung: Wenn bestimmte Daten nicht mehr regelmäßig benötigt werden, kann es sinnvoll sein, sie zu archivieren, anstatt sie aktiv in das Backup-System einzuspeisen.
- Löschung überflüssiger Daten: Basierend auf den festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien sollten alte und nicht mehr benötigte Backups regelmäßig gelöscht werden.
Rechtliche und regulatorische Vorgaben beachten
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung über die Aufbewahrungsdauer von Backups treffen, sollten Sie sich über die geltenden gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften informieren. In vielen Branchen, wie dem Gesundheitswesen, der Finanzen und der Pharmazie, sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Daten für feste Zeiträume aufzubewahren. Diese Anforderungen sollten bei der Festlegung der Backup-Strategie und der Aufbewahrungsfristen immer berücksichtigt werden.
Fazit
Die Frage, wie lange Backups aufbewahrt werden sollten, lässt sich nicht pauschal beantworten, da sie von verschiedenen Faktoren abhängt. Dennoch gibt es allgemeine Empfehlungen und Best Practices, die bei der Entscheidung helfen können. Wichtig ist, dass eine klare Backup-Strategie entwickelt wird, die die Art der Daten, die gesetzlichen Anforderungen und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens oder der Person berücksichtigt. Durch regelmäßige Überprüfungen, Aktualisierungen und eine effektive Datenverwaltung stellen Sie sicher, dass Ihre Daten stets geschützt und im Bedarfsfall wiederherstellbar sind.